EXPO 2020
PROMOCIJA NAŠEGA PODJETJA EXPO 2020 Client Poleton Inc. Completed July...
Preberi večPreprosti nasveti za čiščenje vaše mape »Prejeto «.
By Staša
Preprosti nasveti za čiščenje vaše mape »Prejeto «
Ali ste preobremenjeni in razočarani, ko odprete e-poštni nabiralnik in vidite kup neprebranih e-poštnih sporočil ali sporočil, za katera še niste poskrbeli? Ali prejemate veliko nezaželene e-pošte? Se borite z izzivom, kako vsa sporočila organizirati v mape? Vas ves ta trud demotivira?
Veliko ljudi poroča, da se počutijo čustveno izčrpane, ko se nenehno soočajo s takšno neobvladljivo izkušnjo z e-pošto, njihovo zadovoljstvo pri delu pa je ogroženo.
Dovolite nam torej, da zgrabimo nekaj gobic in krp za prah (berite: nekaj drugih metod poleg gumba ‘Delete’) in vam pomagamo razčistiti vaš digitalni prostor.
Dovolite da vam pomagamo optimizirati vaš digitalni prostor.
Predstavljajte si svojo idealno mapo »Prejeto«
Urejanje mape »Prejeto« ni težko, vendar zahteva nekaj truda. Glede na to, kako zaposleni smo vsi postali, res ne potrebujete še enega ozkega grla v svojem delovnem procesu.
Vaš poudarek bi moral biti na opredelitvi, česar se želite znebiti, in na odločitvi, kaj želite obdržati. Torej, predstavljajte si svoj idealen nabiralnik. Katere vrste e-pošte imate? Katere zadeve so dovolj pomembne, da jih obdržite?
1. Izbrišite in arhivirajte
Razlaga ni potrebna. Nikoli ne moremo vedeti, kdaj bo določeno službeno sporočilo spet uporabno. Morda bo prispel čez tri leta nek zahtevek ali pa bo potrebno poiskati staro potrdilo o dostavi … Če želite ostati na varnem, uporabite funkcijo arhiviranja namesto brisanja. Ustvarite lahko arhivsko mapo ali uporabite določeno obstoječo mapo kott arhivsko mapo in vzpostavite pravilo za avtomatsko premikanje e-pošte iz glavne mape »Prejeto« vanjo.
Arhiviranje e-poštnih sporočil pomeni, da se ne prikažejo več v vaši mapi »Prejeto«. Moja praksa je, da arhiviram vse, kar je starejše od treh mesecev. Ta sporočila ostajajo na voljo, vendar ne zapolnjujejo več mape »Prejeto«.
Smiselno je, da določite časovni razpon e-poštnih sporočil, ki jih je vredno shraniti. Vprašajte se »Kdaj sem potreboval e-pošto, ki je stara 10 let?« Se ne spomnite? Ponovite vprašanje in zožite časovni razpon na 5, 3, .. eno leto.. To vam bo pomagalo zagotoviti smernico za nadaljnje ukrepe.
2. Pravilo dveh minut
To je splošno pravilo, ki ga lahko uporabite za izboljšanje načina obravnave vaših e-poštnih sporočil: za vsako dohodno e-poštno sporočilo se vprašajte, ali ga lahko obravnavate v manj kot dveh minutah. Če je odgovor pritrdilen, se tega takoj lotite. Če ne, in če pomembnost sporočila ni visoka, ga raje označite kot neprebranega in ga obravnavajte pozneje.
To vam bo pomagalo rešiti številne majhne naloge v kratkem odzivnem času in hkrati organizirati potek dela na način, ki vam bo zagotovil več časa za e-poštna sporočila, ki zahtevajo vašo pozornost za več kot le dve minuti.
Samo ne pustite jih predolgo ostati neprebranih. Slej ko prej, jih je treba obravnavati.
3. Ustvarite več e-poštnih naslovov
Tukaj smo pritegnili vašo pozornost, kajne? To morda ne bo delovalo za vsakogar in se na prvi pogled zdi kontraproduktivno, vendar naj pojasnimo.
Gmail ima fantastično funkcijo, ki vam bo pomagala povečati število vaših e-poštnih naslovov .
- Glavni e-poštni naslov: seveda morate imeti e-poštni naslov , ki predstavlja vas in vašo vlogo v podjetju, je splošno priznan in napisan na vaši vizitki.
- Kaj pa drugi e-mail naslov za prijave na e-novice? Čeprav se morda ne želite prijaviti na veliko e-newsletterjev, imate ta sporočila v ločenem inboxu in lahko ta nabiralnik skoraj ves čas zanemarjate. Poleg tega vam lahko ta način pomaga hitro izbrisati vso vsebino, povezano s tem e-poštnim naslovom, ko je ne potrebujete več.
- Tretje e-poštno sporočilo za prijavo na določena spletna mesta, kot so izobraževalna, nakupovalna, B2B spletna mesta itd.? To vam lahko pomaga organizirati vsebino in odstraniti prijavo, prijavo, pozabljeno geslo … in s tem povezano e-pošto iz vaše glavne mape »Prejeto«.
Dodaten nasvet: uporabljajte Gmail za kreiranje več računov. Čeprav Gmaila ni priporočljivo uporabljati kot poslovnega naslova, lahko ustvarite e-poštni račun za manj pomembne namene (kot je prijava na newsletter). Morda tega niste vedeli, vendar ima Gmail fantastično funkcijo, ki vam bo pomagala razširiti število dejanskih e-naslovov. Pomemben je znak +. Recimo, da je vaš e-poštni naslov vaše.ime@gmail.com . Če se želite prijaviti na naše newsletter, lahko preprosto uporabite your.name+angelis@gmail.com. Prepričajte se, da je vaše.ime na prvem mestu in nato za + dodajte, kar želite. Vsa e-poštna sporočila, poslana na zgornji naslov, bodo še vedno poslana na vaše.ime@gmail.com
Lepota tega je, da lahko organizirate ali izbrišete vsa e-poštna sporočila, poslana na določen e-poštni naslov, poleg tega pa obstaja tudi odlična varnostna funkcija: lažno predstavljanje (phishing) lahko učinkoviteje opazite, če opazite, da je bilo e-poštno sporočilo poslano na vaš glavni e-poštni naslov, namesto na e-naslov ki ga uporabljate za newsletter.
4. Poenostavite sistem e-poštnih map
Preveč map lahko poveča nepreglednost vašega nabiralnika še bolj kot velika količina e-poštnih sporočil. Med dobre prakse sodi uporaba pravil nabiralnika za samodejno razporejanje dohodnih sporočil v določene mape. Pošto, dnevna poročila, redna obvestila in podobno lahko avtomatsko premaknete v določeno mapo, kjer čakajo na vaša nadaljnja dejanja.
Ne pozabite, da večina e-poštnih odjemalcev ponuja zelo dobre možnosti iskanja in filtriranja. Ustvarjanje map in ročno premikanje vsake pošte za ‘organiziranje’ vaše komunikacije vam bo vzelo preveč dragocenega časa, vaša učinkovitost pa bo dejansko padla, ko boste odpirali in iskali sporočila po vseh razpoložljivih mapah.
Pa tudi ne ustrašite se spremeniti strukture map, če opazite, da vam trenutna ne ustreza. Pol ure, porabljene za urejanje in brisanje, vam lahko prihrani veliko ur iskanja informacij v prihodnje.
5. Uporabite filtre in oznake za neželeno ali neželeno pošto
Vsak e-poštni odjemalec ne omogoča filtriranja neželene vsebine, a če ga vaš omogoča, ga le uporabite. Večinoma te funkcije delujejo zelo dobro, nekatere pa potrebujejo dodatno pomoč. Ko torej e-poštno sporočilo z neželeno pošto prispe v vaš nabiralnik, ga označite kot vsiljeno pošto (desni klik in izberite Vsiljena pošta ali Premakni med vsiljeno pošto itd.). To bo v prihodnje pomagalo programu, da samodejno očisti e-poštna sporočila, ki jih niste nikoli zahtevali.
6. Odjavite se
Na neki točki ne boste več potrebovali novic ali pa boste prejeli preveč e-poštnih sporočil ali pa se sploh ne boste spomnili, zakaj ste se sploh naročili nanje. Namesto da izbrišete vsako posamezno sporočilo, ali še huje: pustite, da vsa sporočila zapolnijo vašo mapo »Prejeto«, izkoristite svojo pravico, da se odjavite s seznama e-poštnih sporočil. Pozneje se lahko vedno znova naročite, če se tako odločite.
Upajmo, da vam bodo ti nasveti pomagali, da boste manj nagnjeni k glavobolom in izboljšali svojo učinkovitost. V primeru, da potrebujete dodatno pomoč pri izboljšanju vaših digitalnih poslovnih procesov, se bomo z veseljem odzvali. Pošljite nam e-pošto – naš nabiralnik je čist in urejen in odgovorili vam bomo takoj.😉
© 2025 ANGELIS d.o.o. Vse pravice pridržane.
